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规章制度
吴淞江学校电子学籍操作管理办法(2014.11)
[发布时间:2017-01-27 15:32:14]  [阅读次数:]

为规范我校中小学电子学籍管理工作,根据教育部《中小学生学籍管理办法》、《江苏省义务教育学籍管理规定》等文件,制定本办法。

一、       管理权限与机构设置

第一条       中小学电子学籍管理系统实行省级统筹,市、县两级教育行政部门分级负责,县级教育行政部门为主管理,中小学校具体实施。

省级教育行政部门负责全省学籍管理系统的建设、运行和维护,指导、监督、检查全省各地教育行政部门和学校学生电子学籍管理工作,建立各地市管理员账号并赋予相应的管理权限。

 县级教育行政部门具体负责本区域内学校的学生电子学籍管理工作;为辖区内所有学校建立独立的管理账户,设定学校招生规模,核准义务教育学校施教区;应用电子学籍系统进行相应管理。

 学校负责学籍信息收集、汇总、校验、上报,应用电子学籍系统开展日常学籍管理工作,确保信息真实、准确、完整。

第二条       行政区划调整、教育行政部门设置、学校撤并或新建,教育行政部门和相关学校均应在电子学籍管理系统中及时完成相应操作。

行政区划、学校名称与机构代码应与国家教育事业统计年报保持完全一致,否则行政区划和学校将无法建立。

第三条       凡独立校址的学校(含分校、村校、办学点),均要建立独立的管理账户。不得将不同校址的学校、学生信息合并在同一个机构中。

第四条       义务教育学籍管理系统为每个省辖市设置若干生源区域。县(市、区)分别视作独立的生源区域,各省辖市内的中心城区合并为一个生源区域,具体由省辖市教育行政部门确定。

户籍和学籍不在同一个生源区域的,视为跨地区流动学生纳入统计。

第五条       普通高中学籍管理系统为每个省辖市设置若干中考招生区域,每个中考招生区域中的学校名单由省辖市教育行政部门确定。

二、       学籍建立与数据互通

第六条       所有学生的学籍号均由全国中小学生学籍管理系统统一制定下发。

第七条       为方便学籍管理,系统设置学籍辅号。学籍辅号18位,编码规则为:第1位为学段代码(小学X、初中C、高中G);第23位为省辖市代码;第45位为县(市、区)代码;第6位为学校类型代码;第7位为学校性质代码;第89l0位为学校代码;第11121314位为入学年份;第15161718位为学生编号。

在学籍建立的同时,学校可以批量导入新生的班级信息和学籍辅号,批量更新新生的家庭住址、联系方式等非关键信息。

第八条       为保持我省学生学籍信息的唯一性和连贯性,同时避免数据重复采集,全省所有小学、初中、高中学籍管理系统中的起始年级新生,其基础信息原则上从上一学段所属学籍系统中直接提取。

第九条       义务教育阶段新生学籍建立方式为:学校采集新生身份证号和姓名,系统据此从上一学段的全省学籍管理系统历史库中寻找可以匹配的学生,匹配成功的学生随即进入该学段全省招生库,其性别、民族、家庭信息、学习经历等信息一并进入;招生库中的学生经学校所属教育行政部门审核后,获得学籍。

没有接受学前教育的幼儿进入小学,由小学完整采集该学生所有基本信息,报入招生库。

第十条       普通高中新生学籍建立方式为:系统依据各省辖市的中考招生库,从本市初中应届历史学籍库中寻找可以匹配的学生,匹配成功的学生随即进入普通高中全省招生库,其性别、民族、家庭信息、学习经历、中考成绩、录取学校等信息一并进入;招生库中的学生经学校注册、所属教育行政部门审核后,获得学籍。

各省辖市中考招生库中的公办普通高中,如果包含有本省外市应届初中毕业生,将不予导入普通高中全省招生库。

第十一条      全省普通高中学籍管理系统与全省普通高考报名系统实行数据对接,凡学籍管理系统中处于正常学籍状态的应届学生,方可作为应届考生报名参加高考。外省户籍学生需从高一年级起即取得我省普通高中学籍,方可报名参加我省高考。

全省普通高中学籍管理系统与全省普通高中学业水平测试报名系统实行数据对接,凡学籍管理系统中处于正常学籍状态的学生,方可报名参加学业水平测试。

第十二条      凡录取信息同时存在于两所以上学校招生库的学生,其学籍注册将被限制,待双方学校及所属教育行政部门协商并保留一所录取学校之后,方能继续注册学籍。

第十三条      依据学校办学规模和招生计划,省辖市教育行政部门可以设置普通高中学校的招生限额,县级教育行政部门可以设置义务教育学校的招生限额,超限额招收的学生将无法注册学籍或无法办理转学手续。

第十四条      凡是没有身份证号码的中国籍学生,在注册入学时或转入我省时,需采集父母双方或其他法定监护人的身份证信息,并上传学生近期照片、学生出生证明扫描件、父母身份证扫描件及其父母亲笔签名的证明材料扫描件,否则不予办理。

凡在入学注册阶段没有合法身份证号码的学生,由教育部统一另行编制其学籍号,并标明其属于无身份证号码学生。

外籍或港澳台学生需采集其法定证件号码。

第十五条      在籍学生需采集本人数码照片,照片规格与存储要求依据相关文件规定。

 

三、       学籍变动与规范管理

第十六条      学籍变动包括学籍信息变更、休(复)学、转学、跨省升学、跳级、辍学、注销学籍和恢复学籍。除转学流程外其他学籍变动流程由学籍所在校发起。

第十七条      对于学籍变动过程中所需的各类佐证材料,由家长提供给流程发起学校。流程发起学校经核查无误后,扫描上传至学籍管理系统。流程运行过程中涉及的其他学校和教育行政部门统一实行网络化操作,不再另行要求家长提供纸质佐证材料。

省内学籍变动全面实行网络化操作。跨省学籍变动原则上实行网络化操作,如果对方省份不能提供电子佐证材料的,可根据实际情况要求家长提供纸质佐证材料。

第十八条      学籍信息的变更由学校管理员完成。其中,姓名、身份证号、性别和民族等重要信息的变更,应提交公安机关的有效证明材料,经重要信息变更流程,由教育行政部门审核后,方可生效。

第十九条      转学流程由转入学校首先启动。

凡是学籍管理规定中明确不得转学的事项,如普通高中同一招生区域学校之间的转学、普通高中民办学校向公办学校转学、普通高中低星级学校向本省高星级学校转学,以及中小学休学期间转学等,禁止启动学籍变动流程。

第二十条      跨省升学流程由接收学校首先启动。

初中和高中学校原则上不接收没有全国学籍号的外省新生。对于符合我省当地入学条件的外省学生,确因全国学籍系统不完善等原因而没有取得全国学籍号的,按照全国学籍系统应用过渡时期相关规定处理。

第二十一条         休学和复学流程在审核时可按照当地教育部门要求上传二级以上医疗机构的诊断证明。凡是初三年级和高三年级学生休学,应上传医疗机构证明材料的扫描件,否则系统不予审核。

学生休学期满后不及时续办休学或复学,超过规定期限的,义务教育阶段由系统自动设置为辍学,普通高中阶段由系统自动设置为退学。

第二十二条         普通高中学生跳级须提供相关证明材料的扫描件,否则系统不予审核。

第二十三条         注销学籍根据注销类型须上传相关证明材料的扫描件。

四、       操作流程与起讫时间

第二十四条         全省义务教育学校招生库信息采集截止日期为每年915日,学籍注册时间为每年916日至930日。

各省辖市上报中招库(含参加当年中考但未被任何普通高中录取的学生)截止日期为每年95日,全省普通高中学籍注册时间为每年910日至930日。

跨省升学的办理截止日期为每年930日。

第二十五条         各学段学生数码照片采集截止日期为每年1031日。

第二十六条         除小学一年级新生和来华归国的学生,其他学生原则上均不予办理注册入学手续。

来华归国学生如在全国学籍系统中未建立过学籍,统一于每年3月或10月新建学籍。

第二十七条         新生在注册学籍期间(每年91-930日)不得进行任何学籍变动流程。

第二十八条         所有学籍变动流程涉及到的学校和教育行政部门,均要在规定时间内作出处理决定,逾期不予处理的,系统将默认同意审核。

第二十九条         每年630日,小学六年级处于休学状态的学生如果没有进行复学操作,将被自动调整到下一年级。每年430日,初中三年级处于休学状态的学生如果没有进行复学操作,将被自动调整到下一年级。每年1130日,普通高中三年级处于休学状态的学生如果没有进行复学操作,将被自动调整到下一年级。

每年731日,系统执行自动升级操作,所有年级中处于休学状态的学生都将被自动调整到下一个年级。

第三十条      小学六年级学生和初中三年级学生的毕业操作,由学校管理员按照《江苏省义务教育学籍管理规定》批量执行。

普通高中三年级学生的毕业操作,由学校管理员按照《江苏省普通高中学籍管理规定》批量执行,并报相关教育行政部门审核批准。

第三十一条         毕业操作的时间为每年610日至720日。逾期未提交毕业或未通过审核的学生,将由系统直接操作为肄业。

第三十二条         各学段毕业操作均不可逆转,凡被认定为已毕业的学生,不能再进行任何学籍信息变动操作。

五、       数据责任与安全管理

第三十三条          为提高系统安全性和可信度,系统将逐步推行电子印章管理方式。各级各类用户要妥善保管电子印章等加密设备,养成定期修改密码的习惯。因电子印章转借、遗失而造成数据泄露、数据破坏等问题的,由系统认定的电子印章管理员承担责任。

第三十四条         学校和教育行政部门应根据学籍管理规定的要求完善学生学籍信息,保证信息的真实、准确,并及时更新。

学籍管理系统中的数据管理,实行学籍管理员实名记录制度,保障每一项信息的录入、每一个流程的审核都有证可查、有据可溯。

第三十五条         为提高学生基本信息采集的效率和准确性,鼓励和提倡学生办理身份证,学校通过身份证读卡器直接录入学生的姓名、性别、身份证号码、户籍地址、个人照片等基本身份信息。

第三十六条         中考报名系统、高考报名系统和学业水平测试报名系统,与学籍管理系统实现数据对接。考试报名系统中考生的基本信息(含姓名、身份证号、全国学籍号、学籍辅号和学籍所在学校)由学籍管理系统直接提供或负责校验,招生部门不再另行采集或校验此类信息。

学籍管理部门对提供给考试报名系统的学籍信息负有核实认定的责任。

第三十七条         各级教育行政部门和学校应完整保留学生的全部电子学籍信息,凡没有建立电子档案的学生,学校不得为其发放毕业证书、出具有关学籍的任何证明。

教育行政部门须经过电子学籍管理系统验证,方可对毕业证书、有关学籍证明进行验印或认证。

第三十八条         学籍管理系统中的相关数据,将作为教育事业统计年报的重要来源,作为省级财政经费下达的重要参照。凡因人为故意导致大面积数据不实的,相关人员应承担相应法律责任。情节严重的,对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法处理。

第三十九条         学籍管理系统仅服务于教育行政管理和学校教育教学工作,未经授权,其他任何人不得查询或更改学籍库中的数据。学籍数据不得被用作其他商业用途,违者将追究当事人法律责任。

六、        

第四十条  外籍学生以及华侨、港澳台学生的学籍管理,参照本办法执行。

第四十一条   本规定的解释权属省级教育行政部门。市级教育行政部门可根据当地实际情况,制定本辖区内适用的实施细则或补充规定。

第四十二条         本规定自201591日起施行。


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